On kulunut tasan kaksi kuukautta siitä, kun meidän yleinen käsityksemme normaalista työnteosta ja toimistotyöstä muuttui lähes yhdessä yössä. Yhtäkkiä työntekemisen fyysisellä sijainnilla ei ollut enää väliä. Tai oli sillä sen verran väliä, että sitä ei saanut tehdä enää paikoissa, joissa on muita ihmisiä. Aina elämää kuhiseva Kampin toimistomme, Berggrenin Lintutorni tyhjeni ja asiantuntijatyö siirtyi kotitoimistoille.
Suurin osa meistä oli muutoksen edessä, kaikki paitsi ne, jotka ovat muutenkin tehneet töitään aina kotoaan käsin. Piti vain sopeutua ja mukautua nopeasti muuttuneeseen tilanteeseen. Tällaisessa välittömässä ja ehdottomassa muuttumistarpeessa ei ole aikaa suunnitella ja sulatella asiaa, saati tehdä testejä tai järjestää kokeilujaksoja ja pilotteja. Selviytyäkseen ja menestyäkseen on vain välittömästi alettava tekemään toisin ja kehitettävä käytäntöjä matkan varrella, mikäli ongelmia ilmenee.
Miten työnteko sitten muka muuttui tekemisen fyysisen sijainnin lisäksi? Kuten kaikki nykyaikaiset järjestelmäympäristöt myös meidän alustamme kerää taustalla paljon erilaista dataa, jonka avulla voimme analysoida miten järjestelmiämme käytetään ja kuinka paljon. Sieltä muuttunut tilanne näkyy analytiikassa aika konkreettisesti. Esimerkiksi Microsoft Teamsin jatkuvasti aktiivisten käyttäjien määrä on nyt sama kuin henkilökuntamme pääluku. Muutos kuvastaa sitä, että ilman moderneja kommunikointivälineitä ei enää kukaan organisaatiossamme roolista riippumatta yksinkertaisesti pärjää. Kommunikointi- ja kokouskäytäntöjen muutosta kuvaa hyvin myös se, että viimeisen kuukauden aikana on käyttäjämme osallistuneet yhteensä lähes 700:aan eri Teams kokoukseen, kun ennen maaliskuuta kuukausittainen lukema oli noin kolmannes tuosta. Noiden määrien päälle kun lisätään vielä Zoomit, Webexit, Hangoutsit ja asiakkaidemme eri työkaluilla järjestämät verkkoneuvottelut kivutaan selvästi yli tuhanteen kuukausittaiseen etäkohtaamiseen. Teamsissä on myös näiden viimeisen kahden etäkuukauden aikana lähetetty yli 120 000 pikaviestiä ja soitettu yli 7000 sisäistä kahdenvälistä puhelua, joka todistaa kommunikoinnin siirtyneen käytäviltä verkkoon.
Yksi IT:n kannalta näkyvä suuri ero on myös se, että käyttökuorma on loppunut täysin toimistoverkoistamme, sillä se on siirtynyt kokonaan käyttäjien kotiverkkolaitteisiin ja vastaavasti palvelumuurin kuorma on kasvanut huomattavasti, kun kaikki käyttäjät liikennöivät kotoaan tietoturvasyistä sen läpi konesaliimme. Nimenomaan palomuuri ja VPN käyttö oli monella yrityksellä paha pullonkaula maaliskuussa, kun resurssit oli mitoitettu vastaamaan tarkasti sen hetkisiä tarpeita. Muurin täytyy olla skaalautuva ja yhtäaikaisten VPN käyttäjien määrällä ei saa olla väliä, jotta yhteyksienkin osalta ympäristö pystyy mukautumaan välittömästi muuttuneisiin tilanteisiin.
Olemme saaneet ilolla ja ylpeydellä muutenkin seurata eturintamassa tätä digitaalisen työnteon yhtäkkistä muutosta organisaatiossamme. Jos meidän asiantuntijoiltamme tilanne vaati asennemuutoksen lisäksi nopeita muutoksia työskentelymenetelmiin sekä kommunikointitapoihin, järjestelmiemme kannalta tilanne oli oikeastaan vain normaalia suurempi koeponnistus ja yhteyksien rasitustesti. Olimme kuitenkin digitaalisen työn muutokseen valmistautuneet jo useita vuosia ja rakentaneet kaikki järjestelmämme kahdella ehdolla; työn tekemiseen tarvittavat työkalut on oltava aina saatavilla ja työtä on pystyttävä tekemään ajasta ja paikasta riippumatta.
Kuluneet kaksi kuukautta on osoittaneet meille, että moderneilla teknologioilla rakentamamme digitaalinen työskentely-ympäristömme on erittäin mukautuva, aina saatavilla ja vastaa hyvin erilaisiin työnteon tarpeisiin. Vaikka tarvittavat työkalut ja palvelut ovat aina valmiina, valmiita ne eivät ole koskaan. Tällä alalla muutos on erittäin nopeaa ja ikuinen tasapainottelu palvelujen saatavuuden ja tietoturvan sekä toisaalta suorituskyvyn ja juoksevien kustannusten välillä on pidettävä tasapainossa ja se vaatii jatkuvaa muutosta ja suunnitelmallista kehitystyötä.
On todella vaikea ennustaa milloin vallitseva tilanne palaa yhteiskunnan kannalta normaaliksi, mutta on selvää, että työntekemisen kannalta se ei palaa enää koskaan siihen mitä aiemmin pidimme normaalina. Jos moni yritys on joutunut tekemään tänä keväänä ”digiloikan” niin yhteiskuntamme on ottanut samalla tahtomattaan valtavan ”etätyöloikan”. Viimeisetkin epäilykset ja ennakkoluulot etätyönteosta kun on vain ollut pakko karistaa. Työnteko ei toki kaikilla toimialoilla etänä onnistu, mutta normaalia asiantuntijatyötä on pystyttävä jatkossakin tekemään sieltä mistä se kulloinkin on tarpeellista. Vaikka työnteko toimistolla on huomattavasti sosiaalisempaa ja se sijaintina työnteolle monissa asioissa soveltuu parhaiten, on taas esimerkiksi pitkäaikaista keskittymistä vaativat tehtävät monesti tehokkainta tehdä muualla kuin avotilassa tai ympäristössä, jossa on paljon muita ihmisiä ja muita häiriötekijöitä. Myös vaihtelu tuo lisää mielekkyyttä työn tekemiseen viihtyvyyteen ja on siksikin työntekijälle mahdollistettava työn tekeminen erilaisissa lokaatioissa. Kun työnteko teknisesti mahdollisestaan mistä vain ja työntekijä saa itse päättää kulloinkin sille parhaan sijainnin, mielekkyyden lisäksi myös työn tehokkuus varmasti paranee. Siihen on olemassa monenlaisia mittareita, mutta se onko henkilö toimistolla vai ei, ei varmasti ole paras niistä.
Vaikka meitä Berggrenin lintujakin bongataan nykyään aivan muualta kuin niiden totutusta reviiristä, linnunlaulu kuuluu nyt voimakkaammin kuin koskaan.