Tavallisesti yrityksen IPR-asiat, kuten keksintöjen suojaaminen ja sopimusten laatiminen hoidetaan antamalla toimeksianto ulkoiselle patenttiasiamiehelle tai IPR-lakimiehelle. Yrityksen sisällä patentti-insinööri tai muu IPR:stä vastaava henkilö hoitaa tuotteen suojaamiseen liittyviä asioita liiketoiminnan näkökulmasta, joskus jopa oman toimensa ohessa. Eteen voi kuitenkin tulla tilanteita, jolloin yrityksessä kannattaa harkita ulkopuolista apua myös yrityksen sisäisiin IPR-vastuisiin.
Tyypillisesti patentti-insinöörien tehtäviin kuuluu yrityksessä tehtyjen keksintöjen arviointi ja päätöksenteko niiden suojaamisesta. Samalla tulee ottaa huomioon yrityksen liiketoiminta ja sen tavoitteet, suojaamisprosessin valvominen ja ehkä myös sopimuksista huolehtiminen. Suurissa yrityksissä nämä toimet voivat olla jo rakennettu suojausstrategiaan, mutta pienemmille yrityksille osa asioista voi olla vähemmän tuttuja.
Ongelmatilanteissa sopimukset punnitaan
Yrityksessä sopimusasioita hoitavat yleensä suoraan liiketoimintaan osallistuvat henkilöt (myyjät, myyntipäälliköt, toimitusjohtaja) mahdollisesti yrityksen sisäisen lakimiehen avustuksella. Useimmissa PK-yrityksissä ei kuitenkaan ole omaa lakimiestä, joten asiat hoidetaan kuten parhaiten taidetaan, ja ainoastaan kaikista tärkeimpiin sopimuksiin haetaan neuvoa ulkopuoliselta lakiasiaintoimistolta. Etenkin pienissä yrityksissä voidaan tehdä jopa liiketoiminnan kannalta kriittisiä sopimuksia, kuten toimitus- tai yhteistyösopimuksia ilman asiaankuuluvaa asiantuntemusta, mikä voi johtaa merkittäviin kustannuksiin ja haasteisiin ongelmatilanteessa. Yrityksissä voidaan kokea, että ulkoisen asiantuntijan käyttö on kallista, ja ettei ulkoinen konsultti välttämättä tunne riittävän hyvin yrityksen liiketoimintaa. Tällöin riskinä on, että esimerkiksi kalliilla teetetty toimitussopimuspohja jää pölyyntymään pöytälaatikkoon, kun se on liian pitkä tai vaikeaselkoinen, jotta myyjä kehtaisi tarjota sitä potentiaalisille asiakkaille.
Kokemuksia ulkoistettuna asiantuntijana toimimisesta
Mikäli yritykseltä puuttuu talon sisäinen IPR-asiantuntija tai mikäli yrityksellä on syystä tai toisesta vajetta vakinaisten IPR-asiantuntijoiden resursseissa, on kätevää vuokrata asioita tunteva patenttiasiamies tai lakimies IPR-talosta auttamaan osa-aikaisesti.
Allekirjoittaneilla on kokemusta yrityksissä toimimisesta ulkoistettuna asiantuntijana. Seppo Kilpeläinen on useaan otteeseen toiminut osa-aikaisena patentti-insinöörinä suurissa kotimaisissa yrityksissä. Arttu Ahava on vastaavasti hoitanut yritysten lakiasioita, kuten sopimuksia. Yleisenä kokemuksena näistä kaikista vierailuista yritysten sisälle on molempia osapuolia hyödyttänyt yhteistyö.
Vaikka esimerkiksi patenttiasioita hoitavan patenttiasiamiehen ja yrityksen patentti-insinöörin tehtävissä on päällekkäisyyksiä, on näkökulma hoidettavaan asiaan kuitenkin erilainen. Patentti-insinöörin on jatkuvasti otettava huomioon yrityksen liiketoiminta, eli esimerkiksi se, kuinka keksintöjen suojaaminen nivoutuu yrityksen liiketoimintastrategiaan, ja mikä keksinnöistä on oikeasti liiketoiminnan kannalta tärkeä ja vaatii suojaamista. Kun patenttiasiamies astuu patentti-insinöörin saappaisiin, muotoutuu myös patenttiasiamiehelle vahva näkemys yrityksen tuotteiden suojaamiseen erityisesti liiketoimintatarpeiden näkökulmasta.
Sen sijaan vuokralakimies tuo yritykseen uutta sopimusoikeudellista osaamista liiketoiminnan tueksi silloin kun yrityksessä ei ole omaa lakimiestä. Toisaalta vuokralakimies tuo myös mukanaan erikoistunutta oikeudellista osaamista esimerkiksi IPR-asioista, silloin kun yrityksellä on omia yleislakimiehiä, jotka hoitavat kaikkia asioita yhtiökokouksen pöytäkirjojen laatimisesta aina työoikeudellisiin kiistoihin asti. Vuokralakimies usein ymmärtää yrityksen liiketoimintaa, asiakaskuntaa ja myyntiprosesseja paremmin kuin ulkoinen konsultti. Siksi riski siitä, että vuokralakimies esimerkiksi tuottaa yrityksen liiketoiminnan kannalta epäolennaisia tai epätarkoituksenmukaisia sopimuksia, on pienempi.
Liiketoimintaymmärryksen kasvaminen on molemminpuolinen etu
Patenttiasiamiehen kannalta kurkistus yrityksen liiketoimintaan kulissien takana on arvokas kokemus, joka auttaa ymmärtämään yrityksen toimintaa ja päämääriä paremmin. Loppujen lopuksi nykyaikaisen patentointiprosessin tarkoitus on suojata liiketoimintaa, jonka ymmärtäminen on näin ollen erittäin tärkeää. Siinä missä yrityksen patentti-insinööri perustelee keksinnön suojaamista liiketoimintanäkökulmasta, patenttiasiamies pohtii keksinnön patentoitavuutta tai keksinnön suojaamista muilla keinoin. Kun nämä kaksi näkökulmaa saadaan samaan keskusteluun, ja jopa samaan päähän, syntyy oikeaan tarpeeseen perustellusti tehtyjä patenttihakemuksia. Esimerkiksi teknisesti mielenkiintoinen keksintö ei välttämättä ole yritykselle se kaikkein tärkein, vaikka se patenttiasiamiehen mielestä olisikin patentointimielessä jännittävä. Yrityksen ydinliiketoiminta voi olla aivan toisella tekniikan alueella, jonka suojaukseen tulisikin kiinnittää erityistä huomiota.
Patenttiasioita työkseen hoitavan patenttiasiamiehen panos yritykselle voi olla merkittävä. Esimerkiksi pienemmissä yrityksissä vuokra-asiamies on voinut auttaa järjestämään ja jäsentämään yrityksen IPR:ää ja auttamaan siihen liittyvien rutiinien ja strategioiden luomisessa. Tekniikan alan tuntevan asiamiehen tekemä keksintöilmoitusten arviointi voi auttaa yritystä keskittymään olennaiseen ja säästää paljolta turhalta työltä. Kokenut patenttiasiamies tai lakimies tuntee oman alansa perusteellisesti ja pääsee yleensä yrityksen IPR-asioihin sisälle hyvin pienellä viiveellä, joten vuokrahenkilön käyttäminen voi olla hyvinkin kustannustehokasta.
Voimme siis hyvästä syystä suositella kokeilemaan vuokra-asiantuntijan käyttöä IPR-asioiden hoitamiseen, olipa kyseessä sitten pieni startup-yritys tai suurempi jo oman IPR-salkun rakentanut toimija.
Kirjoittajat toimivat Berggrenillä eurooppapatenttiasiamiehenä (Seppo Kilpeläinen) ja IPR-lakimiehenä (Arttu Ahava).
